УТРАТИЛО СИЛУ - ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ЯНАО ОТ 25.04.2001 N 289
13 ноября 1995 года N 305
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО - НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОГО ПОЛОЖЕНИЯ
О ВЕДОМСТВЕННОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИЯХ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ
ЯМАЛО - НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
В целях улучшения состояния ведомственного хранения и
государственного учета документов в учреждениях, организациях,
предприятиях постановляю:
1. Утвердить Примерное положение о ведомственном хранении
документов в учреждениях, организациях, предприятиях Ямало -
Ненецкого автономного округа (прилагается).
2. Государственным предприятиям, учреждениям, организациям,
находящимся на территории округа, разработать положения о
ведомственном архиве и обеспечить соответствующие условия хранения
управленческих документов, научно - технической документации и
документов по личному составу.
3. Администрациям городов и районов округа возложить на
архивные отделы контроль за состоянием хранения документов в
ведомственных архивах.
Первый заместитель
главы администрации,
председатель
правительства округа
Н.А.ЛУКИЯНОВА
г. Салехард
13 ноября 1995 года
N 305
Утверждено
Постановлением
администрации
автономного округа
от 13 ноября 1995 г. N 305
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЕДОМСТВЕННОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ
В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ
ЯМАЛО - НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
1. Общие положения
1.1. Органы государственной власти, государственные
учреждения, организации и предприятия Ямало - Ненецкого
автономного округа согласно Положению об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах, утвержденному Указом Президента РФ от
17.09.94 N 552, осуществляют временное хранение документов:
- архивных документов органов государственной власти и
прокуратуры округа, прокуратур городов и районов, государственных
учреждений, организаций и предприятий окружного подчинения - в
течение 10 лет;
- архивных документов органов местного самоуправления,
учреждений, организаций и предприятий сельского хозяйства - в
течение 5 лет;
- для записей актов гражданского состояния; документов по
личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел,
похозяйственных книг - в течение 75 лет;
- для архивных документов, образовавшихся при осуществлении
деятельности совместных (с участием государства) предприятий,
организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном
капитале которых имеется преобладающая доля федеральной и
государственной собственности, - в течение 10 лет;
- для научной, технологической и патентной документации - в
течение 10 лет;
- для конструкторской документации - в течение 15 лет;
- проектной документации по капитальному строительству - в
течение 25 лет;
- телеметрической документации - в течение 5 лет;
- кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3
лет со времени изготовления;
- фотодокументов - в течение 3 лет;
- документов на магнитных носителях - в течение 5 лет.
В необходимых случаях сроки временного хранения указанных
документов могут быть изменены органами и учреждениями
Государственной архивной службы России.
1.2. По истечении предельных сроков временного хранения
документы государственной части Архивного фонда Российской
Федерации организациями, учреждениями, предприятиями передаются на
постоянное хранение в государственные архивы округа.
1.3. Все работы, связанные с подготовкой и передачей
документов на постоянное хранение, в том числе обработка и
транспортировка документов, выполняются за счет средств
учреждений, организаций, предприятий, сдающих документы.
1.4. При ликвидации и реорганизации государственных
учреждений, организаций, предприятий, а также в случае изменения
их формы собственности документы в упорядоченном состоянии
передаются правопреемникам при сохранении государственной
собственности на данные документы, а при отсутствии правопреемника
- в соответствующие государственные архивы округа.
1.5. Документы государственных предприятий, учреждений,
организаций независимо от места хранения, вида носителя техники и
способа закрепления информации подлежат обязательному
государственному учету.
1.6. Временное или постоянное хранение документов до передачи
их в соответствующий государственный архив осуществляется в
ведомственном архиве учреждения, предприятия, организации <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем учреждения, предприятия, организации читать
"учреждения".
1.7. Для архива выделяются изолированное помещение либо шкафы,
отвечающие требованиям сохранности документов.
1.8. Исходя из возложенных на архив задач, а также объема
выполняемых работ в штатном расписании предусматривается должность
заведующего архивом либо приказом руководителя из числа работников
учреждения назначается лицо, ответственное за архив.
1.9. Архив руководствуется в своей деятельности Положением об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах, нормативными
документами по архивному делу, а также настоящим Положением.
1.10. Положение о ведомственном архиве утверждается
руководителем учреждения.
1.11. Руководитель несет ответственность за сохранность
документов учреждения.
2. Состав документов ведомственного архива
Архив хранит:
2.1. Документы, образующиеся в деятельности учреждения и
законченные в делопроизводстве.
2.2. Научно - техническую документацию.
2.3. Документы по личному составу.
2.4. Документальные коллекции, альбомы, фотодокументы,
отображающие деятельность учреждения.
2.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы, необходимые
в работе учреждения.
3. Основные задачи
Основными задачами архива являются:
3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
учреждения.
3.2. Обеспечение качества формирования дел постоянного и
долговременного сроков хранения.
3.3. Своевременная подготовка и передача документов
постоянных сроков хранения в соответствующий государственный
архив.
4. Функции
Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет хранение и учет документов учреждения;
представляет в соответствующий государственный архив по
установленной форме сведения о хранящихся документах, принимает
меры по созданию условий хранения документов и обеспечению их
физической сохранности.
4.2. Принимает участие в работе экспертно - методической
комиссии учреждения, проводит экспертизу ценности документов,
осуществляет отбор документов, подлежащих хранению.
4.3. Разрабатывает номенклатуру дел учреждения.
4.4. Осуществляет ежегодное составление описи дел постоянного
хранения и по личному составу, представляет их на рассмотрение в
соответствующий государственный архив.
4.5. Подготавливает и передает на государственное хранение
документы постоянных сроков хранения.
4.6. Составляет акты на дела, выделенные к уничтожению в связи
с истечением сроков их хранения.
4.7. Оказывает практическую помощь службе делопроизводства
учреждения в розыске дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой, но своевременно не поступивших в архив.
4.8. Выдает документы во временное пользование работникам
учреждения.
4.9. Информирует руководство учреждения о составе и содержании
документов архива, а также о фактах утраты и незаконного
уничтожения документов.
5. Права
Архиву предоставляет право:
5.1. Давать в пределах своей компетенции методические
разъяснения по формированию, оформлению дел в делопроизводстве
учреждения.
5.2. Участвовать в работе экспертной комиссии учреждения.
5.3. Вносить на рассмотрение руководителя учреждения
предложения, направленные на улучшение условий сохранности и учета
документов.
6. Организация работы
Лицо, ответственное за архив (заведующий архивом):
6.1. Организует деятельность архива и несет персональную
ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
6.2. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного
режимов хранения документов.
6.3. При смене заведующего архивом прием - передача дел
производятся с участием специально созданной комиссии, акт приема
- передачи дел утверждается руководителем учреждения.
|
