АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО - НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ
К ПЕРЕДАЧЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
В целях проведения экспертизы ценности документов, отбора и
подготовки их к передаче на хранение в ведомственный архив
Управления делопроизводства и архива аппарата Губернатора
автономного округа постановляю:
1. Образовать экспертную комиссию по подготовке документов к
передаче в ведомственный архив Управления делопроизводства и
архива аппарата Губернатора автономного округа.
2. Утвердить прилагаемое Положение об экспертной комиссии по
подготовке документов к передаче в ведомственный архив Управления
делопроизводства и архива аппарата Губернатора автономного округа.
3. Утвердить состав экспертной комиссии:
Билкей И.И. - заместитель руководителя Аппарата
Губернатора автономного округа,
председатель комиссии
Товмасян Н.Д. - начальник Управления делопроизводства и
архива Аппарата Губернатора автономного
округа, заместитель председателя комиссии
Свалова Р.А. - главный специалист Управления
делопроизводства и архива, секретарь
комиссии
Члены комиссии
Руководители структурных подразделений Администрации
автономного округа (по согласованию), руководители структурных
подразделений Аппарата Губернатора автономного округа и
структурных подразделений Администрации автономного округа без
права юридического лица, документы которых подлежат передаче в
ведомственный архив.
3. Считать утратившим силу распоряжение Администрации
автономного округа от 26 июля 1999 г. N 783-р "О создании
экспертной комиссии по подготовке документов к передаче в
ведомственный архив".
Вице - губернатор
автономного округа
И.Л.ЛЕВИНЗОН
г. Салехард
21 августа 2001 года
N 559
Утверждено
Постановлением
Администрации
автономного округа
от 21 августа 2001 г. N 559
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ
К ПЕРЕДАЧЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВА
АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА АВТОНОМНОГО ОКРУГА
I. Общие положения
1.1. Экспертная комиссия по подготовке документов к передаче в
ведомственный архив Управления делопроизводства и архива Аппарата
Губернатора автономного округа (далее - Экспертная комиссия)
создается для организации и проведения методической и практической
работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке
документов к передаче на хранение в ведомственный архив Управления
делопроизводства и архива Аппарата Губернатора автономного округа
(далее - ведомственный архив), списанию документов с истекшими
сроками хранения, включая управленческую, аудиовизуальную,
машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в
процессе деятельности структурных подразделений Аппарата
Губернатора автономного округа и структурных подразделений
Администрации автономного округа без права юридического лица.
1.2. В своей работе Экспертная комиссия руководствуется
Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах,
Положением "Об Архивном фонде РФ и архивах", Законом автономного
округа "Об Архивном фонде Ямало - Ненецкого автономного округа и
архивах", постановлениями и распоряжениями Губернатора автономного
округа, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, Инструкцией по
делопроизводству в Администрации автономного округа, а также
настоящим Положением.
1.3. Экспертная комиссия является совещательным органом.
Решения экспертной комиссии по вопросам, отнесенным к ее ведению,
оформляются актом, утверждаемым председателем комиссии.
1.4. Состав Экспертной комиссии утверждается постановлением
Губернатора автономного округа.
В качестве консультантов и экспертов на заседания Экспертной
комиссии могут приглашаться специалисты в области документоведения
и архивоведения.
II. Основные задачи Экспертной комиссии
Основными задачами Экспертной комиссии являются:
2.1. Проведение экспертизы ценности документов, в том числе и
документов ограниченного доступа, при формировании дел в
структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа
и структурных подразделениях Администрации автономного округа без
права юридического лица в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.
2.2. Ежегодный отбор, учет и подготовка документов к передаче
их на хранение в ведомственный архив.
2.3. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и
дел, срок хранения которых истек.
III. Основные функции Экспертной комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами Экспертная
комиссия выполняет следующие функции:
3.1. Принимает непосредственное участие в подготовке и
рассмотрении номенклатуры дел Аппарата Губернатора автономного
округа и структурных подразделений Администрации автономного
округа без права юридического лица.
3.2. Принимает участие в ежегодном отборе документов
постоянного срока хранения на основании утвержденной номенклатуры
дел с обязательным полистным просмотром дел.
При полистном просмотре дел постоянного срока хранения
подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики,
неоформленные копии документов и документы с временными сроками
хранения.
3.3. Просматривает полистно дела ограниченного доступа и в
случае необходимости принимает решение о снятии грифа
конфиденциальности и о перегруппировке документов.
3.4. Принимает решения о выделении к уничтожению документов с
истекшими сроками хранения.
3.5. Составляет акты об утрате или неисправимом повреждении
документов постоянного срока хранения и документов по личному
составу.
3.6. Представляет на рассмотрение в Управление по делам
архивов Администрации автономного округа предложения об
установлении сроков хранения документов, не предусмотренных
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
IV. Права Экспертной комиссии
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации
специалистам структурных подразделений Аппарата Губернатора
автономного округа и специалистам структурных подразделений
Администрации автономного округа без права юридического лица по
вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел в
делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска
недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному
составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Осуществлять сбор предложений о внесении изменений и
дополнений в Перечень сведений конфиденциального характера.
4.3. Запрашивать от руководителей структурных подразделений
Аппарата Губернатора автономного округа и структурных
подразделений Администрации автономного округа без права
юридического лица:
- объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков
хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения по определению сроков хранения документов.
4.4. Приглашать на заседания Экспертной комиссии в качестве
консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений
Администрации автономного округа, Управления по делам архивов
Администрации автономного округа.
4.5. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его
заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к
рассмотрению и возвращать для доработки дела, сформированные и
оформленные с нарушением установленных правил.
V. Организация работы Экспертной комиссии
5.1. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции
Экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые
проводятся по мере надобности, но не реже 2-х раз в год.
Поступающие на рассмотрение Экспертной комиссии документы
рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней. Все
заседания Экспертной комиссии протоколируются.
5.2. Заседания Экспертной комиссии и принятые на нем решения
считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не
менее половины присутствующих на заседании членов Экспертной
комиссии.
Решение принимается простым большинством голосов
присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну
решение принимает председатель Экспертной комиссии.
5.3. Ведение делопроизводства Экспертной комиссии,
ответственность за сохранность документов, а также контроль за
исполнением принятых Экспертной комиссией решений возлагается на
секретаря комиссии.
|
