АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 26 июля 1999г. № 783-р
О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ПОДГОТОВКЕ
ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
В целях проведения экспертизы ценности документов в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации
автономного округа по отбору и подготовке их к передаче на
хранение в ведомственный архив администрации автономного округа:
1. Образовать экспертную комиссию по подготовке документов к
передаче в ведомственный архив администрации автономного округа
(далее - экспертная комиссия).
2. Утвердить прилагаемое положение об экспертной комиссии.
3. Утвердить состав экспертной комиссии:
Билкей И.И. - заместитель руководителя аппарата администрации
автономного округа, председатель комиссии;
Товмасян Н.Д. - начальник службы делопроизводства
администрации автономного округа, заместитель председателя
комиссии;
Свалова Р.А. - зав.сектором по ведомственному хранению
документов администрации автономного округа, секретарь комиссии
Члены комиссии:
Руководители структурных подразделений администрации
автономного округа (по согласованию), документы которых подлежат
передаче в ведомственный архив администрации автономного округа.
Заместитель губернатора
автономного округа В.А.Пермяков
Утверждено
распоряжением
администрации
автономного округа от
26 июля 1999г. № 783-р
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии по подготовке
документов к передаче в ведомственный
архив администрации автономного округа
1. Общие положения
1.1. Экспертная комиссия (далее - Комиссия) создается для
организации и проведения методической и практической работы по
экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на
хранение в ведомственный архив документов администрации
автономного округа, включая управленческую, аудиовизуальную,
машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в
процессе деятельности администрации автономного округа.
1.2. Комиссия является совещательным органом, решения которого
вступают в силу после их утверждения заместителем губернатора
автономного округа - руководителем аппарата администрации
автономного округа. В необходимых случаях решения комиссии
утверждаются после их предварительного согласования с архивной
службой администрации автономного округа.
1.3. В своей работе Комиссия руководствуется Положением об
Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде
РФ и архивах, Основными правилами работы ведомственных архивов,
типовым перечнем документов с указанием сроков хранения, Законом
автономного округа <Об Архивном фонде Ямало-Ненецкого автономного
округа и архивах>, постановлениями и распоряжениями администрации
автономного округа, инструкцией по делопроизводству администрации
автономного округа, а также настоящим Положением.
1.4. Персональный состав Комиссии утверждается распоряжением
заместителя губернатора автономного округа - руководителем
аппарата из числа наиболее квалифицированных специалистов
структурных подразделений, представителя службы делопроизводства
администрации автономного округа. В качестве консультантов и
экспертов на заседания Комиссии могут приглашаться специалисты в
области документационного обеспечения управления и архивоведения.
2. Основные задачи Комиссии
Основными задачами Комиссии являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов
на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и
формирования дел в структурных подразделениях администрации
автономного округа.
2.2. Организация ежегодного отбора и подготовка документов к
передаче их на хранение в ведомственный архив администрации
автономного округа.
2.3. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и
дел, срок хранения которых истек.
3. Основные функции Комиссии
В соответствии с возложенными на неё задачами Комиссия
выполняет следующие функции:
3.1. Принимает непосредственное участие в подготовке и
рассмотрении номенклатуры дел администрации автономного округа.
3.2. Организует и проводит ежегодный отбор документов
постоянного срока хранения на основании номенклатуры дел
администрации автономного округа с обязательным полистным
просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока
хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и документы с временными
сроками хранения.
3.3. Вносит предложения об одобрении и представлении на
утверждение заместителю губернатора автономного округа -
руководителю аппарата в установленном порядке сводной номенклатуры
дел администрации автономного округа, сводных описей дел (годовых
разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении
к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, актов об
утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока
хранения и документов по личному составу.
3.4. Представляет на рассмотрение в архивную службу
администрации автономного округа предложения об изменении сроков
хранения категорий документов, установленных Перечнем типовых
документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций,
предприятий госкомитетов, министерств, ведомств и др., с указанием
сроков хранения, утвержденным главным архивным управлением при
Совете Министров СССР, и об определении сроков хранения
документов, не предусмотренных перечнем.
4. Права Комиссии
Комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации
структурным подразделениям и отдельным сотрудникам администрации
автономного округа по вопросам разработки номенклатур дел и
формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности
документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и
дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или
незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного
сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков
хранения документов.
4.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов
и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей
архивной службы администрации автономного округа.
4.4. Комиссия в лице ее председателя, его заместителя и
секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и
возвращать для доработки дела, сформированные и оформленные с
нарушением установленных правил.
4.6. Информировать руководство администрации автономного
округа по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы Комиссии
5.1. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции
Комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по
мере надобности, но не реже 2-х раз в год. Поступающие на
рассмотрение Комиссии документы рассматриваются на ее заседании не
позднее, чем через 10 дней. Все заседания Комиссии
протоколируются.
5.2. Заседания Комиссии и принятые на нем решения считаются
правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины
присутствующих на заседании членов Комиссии. Решение принимается
простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов.
При разделении голосов поровну решение принимает председатель
Комиссии.
5.5. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и
использование ее документов, ответственность за их сохранность, а
также контроль за исполнением принятых Комиссии решений
возлагается на секретаря комиссии.
|
