УТРАТИЛ СИЛУ - ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ЯНАО
ОТ 27.12.2001 N 715
26 января 1998 года N 48
------------------------------------------------------------------
ГУБЕРНАТОР ЯМАЛО - НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ, ЗАМЕЩАЮЩИХ
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ В АДМИНИСТРАЦИИ
ЯМАЛО - НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
На основании статьи 24 Закона Ямало - Ненецкого автономного
округа "О государственной службе Ямало - Ненецкого автономного
округа" постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения личных
дел государственных служащих, замещающих государственные должности
в администрации Ямало - Ненецкого автономного округа.
Губернатор
автономного округа
Ю.В.НЕЕЛОВ
г. Салехард
26 января 1998 года
N 48
Утверждено
Постановлением
губернатора
автономного округа
от 26 января 1998 г. N 48
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ, ЗАМЕЩАЮЩИХ
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ В АДМИНИСТРАЦИИ
ЯМАЛО - НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел
государственных служащих, замещающих государственные должности в
администрации Ямало - Ненецкого автономного округа (далее -
Положение), распространяется на государственных служащих,
замещающих государственные должности в администрации Ямало -
Ненецкого автономного округа, исполняющих обязанности за денежное
вознаграждение, выплачиваемое за счет средств окружного бюджета.
1.2. Положение не распространяется на работников, занимающих
должности, включаемые в штатное расписание администрации Ямало -
Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) для
технического обеспечения деятельности администрации.
1.3. Личное дело государственного служащего - это совокупность
документов, содержащих в себе необходимые сведения о служебно -
трудовой деятельности государственного служащего автономного
округа.
1.4. Личные дела государственных служащих ведутся кадровой
службой администрации автономного округа и при его переводе
передаются по новому месту службы.
Ведение нескольких личных дел на одного государственного
служащего не допускается.
1.5. Сбор и внесение в личные дела государственных служащих
сведений об их политической, религиозной принадлежности, частной
жизни запрещены.
1.6. Личное дело государственного служащего оформляется после
издания распоряжения (приказа) о приеме на государственную службу.
2. Документы, включаемые в личное дело
2.1. Личное дело формируется из следующих документов:
1. Анкета;
2. Копия документов об образовании;
3. Заявление о приеме на работу;
4. Две фотографии размером 4 х 6 см; 3 х 4 см;
5. Медицинское заключение о состоянии здоровья;
6. Копия или выписка из распоряжения (приказа) о назначении
работника на государственную должность;
7. Автобиография;
8. Внутренняя опись документов, имеющихся в деле.
2.2. В дальнейшем в личное дело включаются документы,
подтверждающие изменение анкетно - биографических данных
государственного служащего и характеризующие его профессиональные,
деловые и личные качества (заключения аттестационной комиссии,
копии из распоряжений (приказов) о поощрении, дисциплинарных
взысканиях и т.д.).
2.3. Все документы располагаются в хронологическом порядке.
3. Порядок составления внутренней описи
документов, имеющихся в личном деле
3.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле,
должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела,
наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения
документов в личное дело и изъятие из дела, а также кем изъят
документ и по какой причине.
3.2. При нумерации листов дела листы внутренней описи
нумеруются отдельно.
3.3. К внутренней описи составляется итоговая запись, в
которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов дела.
3.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с
указанием должности, расшифровки подписи и даты составлений
последней.
3.5. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме (приложение N 1).
4. Требования к формированию личных дел
4.1. При поступлении на государственную службу анкета
заполняется собственноручно.
4.2. На все вопросы должны даваться полные ответы без
каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок в строгом
соответствии с записями, которые содержатся в его личных
документах.
4.3. При заполнении анкеты используются следующие документы:
- паспорт (документ, удостоверяющий личность);
- трудовая книжка;
- военный билет с отметкой о постановке на воинский учет по
месту жительства (для военнообязанных);
- документ об образовании;
- медицинское заключение о состоянии здоровья;
- документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении
ученой степени и о присвоении ученого звания;
- документы об имеющихся изобретениях.
4.4. Сотрудники кадровых служб, принимая от работника,
поступающего на государственную службу, анкету, должны проверить
полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в
соответствии с предъявляемыми документами.
4.5. Для учета количества листов в личном деле используется
"Лист - заверитель" (приложение N 2).
4.6. На "Листе - заверителе" указывается количество
пронумерованных листов личного дела работника и через знак "+" -
количество листов внутренней описи.
4.7. Личное дело помещается в папку установленного образца, на
которой проставляется порядковый номер.
4.8. Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге
(журнале) учета личных дел".
4.9. После увольнения либо перевода государственного служащего
на новое место государственной службы его личное дело извлекается
из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером помещается
личное дело вновь принятого на государственную службу
государственного служащего.
5. Порядок выдачи личных дел
во временное пользование
5.1. Личные дела государственных служащих могут выдаваться во
временное пользование лишь определенным должностным лицам.
5.2. Круг должностных лиц, допускаемых к использованию личных
дел, определяется непосредственно руководителем государственного
органа.
5.3. При работе с личным делом, выданным во временное
пользование, запрещается производить какие-либо исправления в
имеющихся документах, вносить в них новые записи, извлекать из
личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые,
разглашать имеющиеся в нем сведения.
5.4. При извлечении каких-либо документов из личного дела
государственного служащего по указанию руководителя
государственного органа сотрудники кадровых служб обязаны сделать
во внутренней описи соответствующую запись.
5.5. Личные дела не выдаются на руки государственным служащим,
на которых они заведены.
5.6. Для контроля за своевременным возвратом личных дел,
выданных во временное пользование, используется контрольная
карточка (приложение N 3).
5.7. Государственный служащий имеет право на ознакомление со
всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей трудовой
деятельности и другими документами до внесения их в свое личное
дело, а также приобщения к личному делу своих объяснений.
6. Порядок хранения личных дел
6.1. Личные дела государственных служащих хранятся как
документы строгой отчетности.
6.2. Для проведения проверки наличия и состояния личных дел
государственных служащих руководитель государственного органа
вправе создать комиссию из компетентных должностных лиц.
6.3. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных
дел составляется соответствующий акт.
6.4. Результаты проверки в обязательном порядке доводятся до
руководителя государственного органа, начальника кадровой службы.
6.5. Личные дела уволенных государственных служащих с
государственной службы оформляются и хранятся в соответствии с
требованиями Федеральной архивной службы Российской Федерации в
ведомственном архиве администрации автономного округа.
6.6. Для хранения личных дел государственных служащих
используются сейфы или железные шкафы, в которых личные дела
располагаются по порядковым номерам.
Приложение N 1
к Положению
о порядке ведения личных дел
государственных служащих,
замещающих государственные должности
в администрации Ямало - Ненецкого
автономного округа
ФОРМА
ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Внутренняя опись
документов дела N __________________
----T----------------T--------------T---------T---------------T--¬
¦N ¦Индекс документа¦Дата документа¦Заголовок¦Номера листов ¦ ¦
¦п/п¦ ¦ ¦документа¦документов дела¦ ¦
+---+----------------+--------------+---------+---------------+--+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ ¦
L---+----------------+--------------+---------+---------------+---
Итого ______________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего опись
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 2
к Положению
о порядке ведения личных дел
государственных служащих,
замещающих государственные должности
в администрации Ямало - Ненецкого
автономного округа
ФОРМА
ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист - заверитель дела N ________________
В дело подшито (вложено) и пронумеровано _____________________
______________________________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы __________________________________
____________________________________;
пропущенные номера _____________________ + листов внутренней описи
_________________________________________________________________.
------------------------------------T----------------------------¬
¦Особенности физического состояния ¦Номера листов ¦
¦и формирования дела ¦ ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
L-----------------------------------+-----------------------------
Наименование должностного лица,
составившего заверительную надпись
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 3
к Положению
о порядке ведения личных дел
государственных служащих,
замещающих государственные должности
в администрации Ямало - Ненецкого
автономного округа
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Лицевое дело N ____________________
Фамилия
Имя
Отчество
Отметки о выдаче личного дела ________________________________
------------T-------------------T-----------T--------T-----------¬
¦Дата выдачи¦Кому выдано ¦Расписка в ¦Номер ¦Дата ¦
¦ ¦ ¦получении ¦телефона¦возвращения¦
+-----------+-------------------+-----------+--------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+-------------------+-----------+--------+------------
|
